6 propuestas para controlar el gasto en las pymes

Uno de los retos a los que se enfrentan las pymes es el control de gastos, algo que se debe, en muchos casos, a sus ajustados presupuestos. Aunque ciertos costes son fijos como el alquiler o el salario de los empleados y ofrecen poco margen de acción, otros gastos son variables y es donde se encuentra una oportunidad de optimizar su cuenta de resultado, gestionándolos finamente en función de la actividad.

Para controlarlos no hace falta realizar grandes cambios en la organización, pero sí adoptar ciertas medidas para preverlos y tener capacidad para hacer frente a los mismos. Estas son algunas de las acciones que puedes implementar en tu empresa.

  1. Analiza tus fuentes de ingresos y márgenes. Antes de nada, es importante conocer la facturación de tu compañía por producto, así como el margen para fijar la cantidad que se puede destinar a gastos variables.
  2. Consulta con tu equipo. Es imprescindible conocer y entender las necesidades y funcionamiento de las diferentes divisiones o departamentos de la empresa antes de establecer un presupuesto. Una vez que tengamos toda la información debemos analizarla y establecer la prioridad e importancia de cada una de las necesidades planteadas.
  3. Fija un techo de gastos razonable, adaptado a lo que el negocio y los empleados necesitan. Aunque nuestro interés sea no generar un gran número de gastos variables, es importante dedicar un presupuesto equilibrado, sensato y coherente que iremos analizando y corrigiendo si no se ajusta a la realidad de la compañía.
  4. Comunícalo a la empresa e implica al equipo. Controlar el gasto es un asunto de todos los empleados. No se trata de ser excesivamente austeros, pero sí de que todos sean partícipes del objetivo. Además, muchas de las medidas que se pueden adoptar conllevan beneficios también para los trabajadores y suelen tener buena acogida entre ellos. Por ejemplo, un ticket restaurante o una tarjeta monedero que les permita, por un lado, flexibilizar su retribución y, por otro, contar con el dinero por adelantado.
  5. Monitoriza el gasto. Cuanto más planificado esté el presupuesto, más fácil será adaptarse al mismo. Algunas herramientas como Corporate permiten parametrizar la política interna de los gastos en una única plataforma de control, de forma que se pueda conocer y definir cada partida.
  6. Digitaliza las facturas. Es más seguro y más eficiente reunir todas las notas de gasto en un mismo lugar y con un único formato. Establece en tu organización el uso único de tickets y facturas digitales e implanta herramientas para facilitar la labor tanto de los empleados como de los equipos de administración y financieros que se encargan de hacer seguimiento y contabilizarlas. Esto supondrá un ahorro de papel, de tiempo y de costes indirectos del proceso de contabilización, además de la evolución de IVA en la partida de restauración, segundo gasto más importante de las empresas.

Bien es sabido que el control del gasto incrementa los beneficios económicos de la empresa, pero tiene otras repercusiones positivas en la organización. Muchas de las medidas que puedes tomar son también un incentivo para los trabajadores, pues evitas que tengan que adelantar efectivo y les dotas de más flexibilidad, lo que, a la larga, tiene un impacto positivo en la motivación de los empleados y la retención del talento.

Portavoz: Claire Lapiche, Directora Financiera de Edenred España