Consejos para ser más productivo

Hacer más cosas de manera efectiva y eficiente es un desafío tanto para los empleados como para los empleadores.

Pero, a veces, el secreto para ser más productivo radica en cómo piensas y en lo que crees.

Un estudio realizado por la compañía de capacitación en liderazgo VitalSmarts descubrió que el 70% de los gerentes actualmente tienen al menos un empleado de “alto potencial” (HIPO) que están considerando despedir por un bajo rendimiento.

Los empleados de alto potencial son aquellos que tienen habilidades excepcionales de toma de decisiones, técnicas y analíticas, según el estudio. Sin embargo, estos trabajadores todavía tienen problemas para mantenerse enfocados en las prioridades correctas, tienen dificultades para cumplir con los plazos y no pueden comunicarse ni evitar sorpresas en su jornada laboral o sus responsabilidades.

Y aunque las ideas para aumentar la productividad a menudo se centran en las acciones, hay otro componente que contribuye a ayudar a las personas a ser más efectivas en sus roles: su mentalidad.

“Vemos una gran conexión entre la mentalidad y la productividad”, dice el experto en productividad Justin Hale. Y cambiar esas creencias y pensamientos puede ser un factor crítico para ayudar a los empleados a ser mejores en sus trabajos, dice.

Aquí hay cuatro cambios de mentalidad que pueden aumentar la productividad y la efectividad.

Del caos a la elección

Cuando sientes que no puedes tomarte un minuto para respirar en el trabajo, es exactamente cuando necesitas presionar el botón de pausa, dice Beth Linderbaum, consultora administrativa de Right Management, la unidad de desarrollo de talentos y carrera global de ManpowerGroup.

“Cualquier parte de querer hacer las cosas de manera diferente comienza con la toma de conciencia de cómo somos actualmente y cómo nos estamos presentando”, dice Linderbaum. Al ser consciente de lo que haces y por qué, a menudo puedes obtener una idea más clara de lo que es verdaderamente necesario y lo que puede descartarse o delegarse.

También puedes ver que lo que estás asumiendo es a menudo una cuestión de elección, en lugar de sentir que no tienes control, dice ella. Simplemente reconocer que no estás a merced de otra persona y que tienes opciones sobre cómo proceder puede ayudarte a enfocar, priorizar y hacer más cosas.

En el estudio VitalSmarts, el 34% de los gerentes dijo que los empleados tipo HIPO tienen fuertes habilidades técnicas pero deficientes habilidades organizativas y de gestión de prioridades.

Un ejemplo familiar de esto es el proceso de delegación, dice Beth. Supongamos que tienes la meta de delegar más y concentrarte en más tareas de alta prioridad. Pero cuando surge una tarea rápida o problemática, hay una tendencia a simplemente ocuparte de ella porque llevaría demasiado tiempo delegar. “Tal vez me digo a mí mismo cosas como, ‘Oh, Dios mío, soy el único que puede hacer eso y será mucho más rápido si lo hago yo mismo que si se lo explico a alguien más’”, dice. Pero cuando te detienes y te das cuenta de que eliges asumir esa tarea en lugar de construir un sistema que ayude a tu equipo a mejorar en el manejo de estas tareas y liberar tu tiempo, puedes comenzar a tomar decisiones más conscientes sobre cómo lo haces”.

De las tareas pendientes a los acuerdos

A lo largo de nuestros días, recopilamos más adiciones a nuestras listas de tareas pendientes, dice Hale. Sin embargo, si simplemente dejamos de recopilar una serie de recados y tareas y, en cambio, pensamos conscientemente en cada nueva obligación como un acuerdo, ese simple cambio en el pensamiento nos ayuda a ser más perspicaces acerca de lo que asumimos.

“La razón por la que esto importa no es solo la cantidad de cosas que estamos aceptando, es el hecho de que los acuerdos vienen con un bagaje emocional, ¿no? Un acuerdo es una promesa. Nuestros cerebros están diseñados para recordarnos constantemente cosas que no hemos completado”. Entonces, cuando tratas esa nueva tarea que tu jefe te ha encomendado o ese nuevo proyecto que surgió como algo con lo que debes estar de acuerdo, haces un par de cosas: primero, tienes un cierto control al asumir la actividad. Y comienzas a descartar las tareas que no es necesario hacer, o no debes hacerlas.

“Encuentro que a medida que las personas realmente cultivan este acuerdo mental, en lugar de tan solo hacer las cosas, en realidad mejoran con las letras N-O llegando a sus labios, ¿verdad? Se mejoran al decir: “No voy a poder hacer eso” o “¿Podemos renegociar el acuerdo de una manera que funcione mejor para los dos?”, dice Hale.

Del rendimiento al resultado

Si te encuentras atrapado/a en la maraña de tareas, abrumado/a con las próximas acciones, tareas pendientes o acuerdos de los que tienes que ocuparte, a menudo es porque te centras en el proceso en lugar del resultado.

Nuestra obsesión por hacer todo mejor y medir el análisis del rendimiento en realidad nos puede hacer olvidar por qué nuestro trabajo importa y reducir el compromiso y la productividad. Es entonces cuando necesitas volver a conectarte con el “por qué” de tu trabajo, dice Hale.

“Puedo estar abrumado o estresado por alguna presentación que estoy haciendo. Estoy haciendo un gran discurso en una conferencia, o estoy hablando con un grupo, o entrenando a alguien, y en el momento en que me siento tan estresado, digo: ‘No quiero hacer esto’. No estoy interesado, ‘tengo que dar un paso atrás y decir, ¿Cuál es el resultado aquí que me importa?’. Luego te centras en cómo puedes mejorar la vida de las personas compartiendo la información que tienes. Eso es motivador y te ayuda a retomar el rumbo. Cuando recuerdo el resultado, infunde sentido a la acción”, dice Hale.

De la urgencia al impacto

Otra área problemática que descubrió la encuesta de VitalSmarts fue que los empleados tipo HIPO estaban demasiado ocupados apagando incendios para llegar al trabajo que importaba. El treinta y siete por ciento de los gerentes dijeron que estos trabajadores están demasiado “ocupados”.

Ese es un problema común, dice la experta en productividad Laura Stack, también conocida como The Productivity Pro. En lugar de organizar tu día marcando algunos “éxitos rápidos” en tu lista de tareas, concéntrate en el trabajo significativo primero y construye tu día para hacer esas cosas. “A tu líder no le importa cuántas cosas se marquen de tu lista. Lo único que les importa son los resultados”, dice ella.

Así que deja tu correo electrónico y otras notificaciones y comienza con las tareas que van a producir los resultados que necesitas. Trabaja en esos primero. Si surge otra tarea o solicitud, escríbela para recordarla, pero trátala más tarde. Cuando recuperas tu concentración y comienzas a ver las tareas importantes, obtienes mejores resultados, dice la experta.

A menudo, cuando las personas trabajan en grandes organizaciones o se enfrentan a grandes proyectos, pueden llegar a un punto en el que sienten que no hacen las cosas, dice Linderbaum. Los cambios de mentalidad que te pueden hacer más productivo/a consisten en recuperar un poco de control sobre cómo gastas tu tiempo y energía, dice ella.

“Se trata realmente de poder asumir el 100% de la consciencia de dónde estás y quién eres en esa situación”.

Cuando te das cuenta de que realmente estás a cargo de las decisiones que tomas, puedes hacer otras mejor, dice ella.